Etika Bertelepon

Sebelum menggunakan telepon ada beberapa hal yang harus diperhatikan oleh seorang pegawai, salah satunya adalah Etika Bertelepon. Seorang pegawai, meskipun bukan operator telepon harus mengetahui etika bertelepon. Seseorang yang mengetahui etika bertelepon berarti juga turut menjaga nama baik perusahaanya. Etika Bertelepon sendiri berarti tata cara yang baik mengenai cara menelepon maupun menerima panggilan.

Etika bertelepon yang harus diperhatikan secara umumnya adalah:

1. Mengangkat dengan segera apabila telepon berdering
2. Memperkenalkan diri terlebih dahulu bila menerima atau menghubungi seseorang melalui telepon
3. Menggunakan bahasa yang formal, baik, sopan dan tepat
4. Menyapa penelepon dengan sebutan ibu atau bapak
5. Berbicara dengan jelas, ramah, dan menyenangkan
6. Bertanya dengan bijaksana
7. Mencatat pesan atau pembicaraan
8. Mengucapkan terimakasih dan salam pada bagian akhir pembicaraan
9. Meletakan gagang telepon dengan perlahan
10. Berbicara tidak terlalu banyak basa-basi
11. Tidak berbicara dengan nada kasar atau membentak
12. Jangan membiarkan penelepon menunggu terlalu lama
13. Tidak berbicara dengan orang lain ketika berbicara di telepon
14. Tidak berbicara sambil makan sesuatu atau mengunyah permen.

Orang yang menerima telefon dengan sikap yang menyenangkan, akan memberikan kesan positif bagi perusahaanya. Sikap hormat dan ramah ketika bertelepon merupakan hal yang sangat penting. Karena suara merupakan cerminan pribadi si pelaku pembicaraan.

etika bertelepon

Hal-hal yang perlu diperhatikan ketika sedang berkomunikasi melalui telepon:

1. Hati-hati ketika berkomunikasi ketika dalam kondisi lelah, karena secara tidak langsung nada kesal ini akan terdengar ketika kita berbicara dengan orang lain. Jika memang harus mengangkat telepon, usahakan agar tidak ada nada lelah tersebut tidak kentara.
2. Gunakanlah telepon perusahaan hanya untuk kepentingan kantor, jangan sampai persoalan individu menggunakan fasilitas ini. Hal ini akan menjelekkan citra perusahaan, apalagi jika sampai telepon kantor dijadikan tempat ngobrol, hal ini tentu saja sangat memalukan sekali.
3. Materi pembicaraan yang disampaikan hendaknya harus menyangkut urusan kantor.
4. Selain menggunakan bahasa yang resmi, santun, dan efektif, intonasi juga perlu diperhatikan. Kata-kata yang menggunakan intonasi pastilah lebih menarik dibanding kalimat dengan nada yang lurus.
5. Pada saat menerima telepon dan kebetulan orang yang dituju tidak berada di tempat, maka seorang pegawai harus bisa menanganinya dengan cara yang bijak. Dengan cara mencatat pesannya, diminta menelepon kembali, menanyakan kesediaan untuk menunggu dan lain-lain.
6. Pandai-pandailah menangani orang yang salah sambung ketika menelepon, atau disalurkan kebagian lain.
7. Jika sipenelepon tetap hendak berbicara dengan pimpinan. Sedangkan pimpinan tidak berada ditempat, atau sedang rapat, maka penerima telepon harus pandai menyiasati masalah seperti ini.

Bersambung pada materi Cara Menangai Telepon Masuk

Materi yang berkaitan Dasar-Dasar Komunikasi Kantor